Si has gestionado proyectos, probablemente has experimentado la frustración de tener un patrocinador poco involucrado. Aunque pueda parecer obvio que hay interés, muchas veces esta figura esencial no se comprende en toda su magnitud. No se trata solo de autorizar recursos, sino de participar activamente en actividades cruciales para el éxito del proyecto.
Déjame contarte una historia. Hace unos días, recibí una llamada de un viejo amigo, un cliente de años. Su tono era de preocupación, algo inusual en él. "¿Podemos reunirnos?", me preguntó. "Tengo una gran inquietud". Al día siguiente nos encontramos y me expuso su dilema: “¿Cómo puedo obtener resultados en mis proyectos sin capacitación ni recursos?”. Su empresa, una organización global enorme, no creía en la capacitación formal. “Nuestra gente tiene experiencia, pueden gestionarse solos”, decían.
Este líder de proyecto, a pesar de estar bien intencionado y comprometido, estaba atrapado en un ciclo de expectativas no cumplidas. Le respondí con una sonrisa comprensiva: “La capacitación no es la panacea, pero es un excelente comienzo. Ayuda a alinear conceptos y actúa como un catalizador, pero se necesita más. Necesitas definir roles y objetivos claramente, usar herramientas de gestión adecuadas, fortalecer la comunicación y, sobre todo, mostrar beneficios tangibles”.
A partir de esa conversación, empezamos a trabajar juntos en estrategias específicas para involucrar a su patrocinador. Aquí algunos consejos basados en nuestras experiencias exitosas:
Vende el Proyecto desde el Principio: Recuerdo un proyecto en el que el patrocinador estaba inicialmente desinteresado. Le presentamos un video que mostraba los beneficios potenciales del proyecto, no solo en cifras, sino en historias de empleados que se beneficiarían directamente. Eso cambió su perspectiva completamente.
Comunica en su Lenguaje: Analiza su personalidad. ¿Prefiere datos y cifras? ¿O es más visual y necesita ver gráficos y presentaciones? Un patrocinador con el que trabajé era un apasionado de los números. Creamos un dashboard interactivo que mostraba el progreso en tiempo real. Su interés y participación aumentaron de inmediato.
Identifica Beneficios Clave: Descubre qué resultados espera obtener y presenta el proyecto en esos términos. En otra ocasión, un patrocinador estaba preocupado por la rentabilidad. Le mostramos cómo el proyecto reduciría costos operativos a largo plazo con ejemplos específicos y logró su apoyo total.
Cabildea con Otros Involucrados: Busca apoyo en otros interesados que puedan influir en el patrocinador. Una vez, logramos el apoyo de un departamento clave que estaba emocionado por las mejoras que traería el proyecto. Su entusiasmo fue contagioso y terminó por convencer al patrocinador.
Muestra Progresos Regulares: Presenta avances del proyecto de manera continua. Recuerdo un proyecto en el que compartíamos actualizaciones semanales con el patrocinador. Estas reuniones no solo mostraban el progreso, sino que también permitían ajustes rápidos y mantenían el interés del patrocinador.
Involúcralo en Decisiones Clave: Pide su consejo y apoyo en decisiones importantes. En un proyecto particularmente desafiante, pedimos al patrocinador que nos ayudara a priorizar tareas clave. Su involucramiento no solo mejoró la toma de decisiones, sino que también reforzó su compromiso con el proyecto.
Estas estrategias pueden no hacer tu proyecto más fácil, pero ciertamente pueden allanar el camino hacia una gestión más exitosa. Recuerda, la clave está en demostrar que cada paso adelante aporta valor real y medible a la organización.
Enfrentar los desafíos con tu patrocinador y a convertirlos en aliados estratégicos en tu camino hacia el éxito es un signo claro de un liderazgo que hace la diferencia.
Conoce cómo mejorar la gestión de proyectos dando clic aquí.
Comments