Los proyectos son la vía para transformar oportunidades en realidades, solucionar problemas y alcanzar objetivos estratégicos, tanto a nivel personal como empresarial. Un proyecto exitoso no es solo aquel que se completa a tiempo y dentro del presupuesto, sino aquel que genera un valor tangible para quien lo ejecuta y para el beneficiado del resultado. Herramientas como los OKR (Objectives and Key Results, Objetivos y Resultados Clave) y los KPI (Key Performance Indicators, Indicadores Clave de Desempeño) son esenciales para gestionar y medir este valor.
Comencemos por definirlos y mostrar algunos ejemplos
Los OKR se componen de objetivos claros y ambiciosos, acompañados de resultados clave medibles que indican el progreso hacia esos objetivos. Este enfoque permite establecer metas de alto impacto y guiar los esfuerzos de todo el equipo hacia un mismo fin.
Ejemplos de OKR son:
Aumentar la satisfacción del cliente en un 20% a través de la optimizar el proceso de atención al cliente en mostrados y la implementación de un sistema de feedback en línea.
Reducir el tiempo de ejecución de proyectos en un 30% mediante la alineación del proceso a mejores prácticas, automatización y capacitación de equipos de proyecto.
Contar con un prototipo de producto listo para venta para probar aceptación de clientes para septiembre.
Por otro lado, los KPI son métricas específicas que evalúan el desempeño continuo de una organización, proceso o proyecto. Proveen datos precisos sobre la eficiencia y efectividad de las iniciativas de la organización. Los OKR's suelen incluir metas en términos de KPI's para que sean verificables.
Ejemplos de KPI:
SPI: Indicador de rendimiento del tiempo, indica si el proyecto o conjunto de proyectos están ejecutándose de acuerdo a lo esperado, están atrasados o adelantados.
CPI; Indicador de rendimiento del costo, igual que el anterior, pero mide el costo, sobre-costo o ahorro
% de desperdicio de material:
Satisfacción del cliente
Porcentaje de clientes potenciales atendidos que compran el producto ofrecido.
Para mí, plantear una idea de proyecto en términos de OKR's me permite comenzar a aterrizar y hacer tangible una propuesta, lo cual me ayuda a dar estructura a mis ideas, compartirlas con otros, hacer peticiones y comparar diferentes formas o resultados posibles para alcanzar un objetivo. Por ejemplo, el objetivo de incrementar ventas puede ser alcanzado con muy diversos resultados como son: invertir en campañas en redes sociales, contratar más vendedores o hacer un evento publicitario. Es la base para crear un documento de inicio de proyecto, conocido como Projec Charter en los estándares del PMI.
Beneficios de medir para alinear tus proyectos a tus objetivos
Aquí menciono algunos aspectos que considero hacen la diferencia para evitar el típico caso de “que bien que terminé el proyecto, que mal que el resultado no sirve”.
Apoyo para mantener alineación estratégica: los OKR conectan la estrategia con la ejecución, asegurando que cada proyecto contribuye a los objetivos generales de la empresa. Intel utilizó OKR's para potenciar y mantenerse como líder en el mercado por años alineando el esfuerzo de la organización a prioridades concretas.
Mejora continua: los KPI permiten monitorear y mejorar continuamente los procesos, identificando áreas de oportunidad. Todo proceso de mejora continua debe guiarse por indicadores. Se logra lo que se mide.
Fomento de la innovación: los OKR promueven metas ambiciosas que impulsan la creatividad y la innovación. Los verdaderos equipos competitivos miden y aprenden para mejorar su proceso.
Transparencia y responsabilidad: el uso de KPI y OKR fomenta la transparencia en el desempeño y la responsabilidad de cada miembro del equipo, evitando conflictos innecesarios basados en percepciones e interpretaciones subjetivas.
Flexibilidad y adaptabilidad: los OKR permiten ajustes regulares tanto a los procesos, como a la forma de medirlos, en un verdadero ciclo de competitividad.
Finalmente te comparto algunos tips fundamentales para iniciar la Implementación de OKR y KPI en tus Proyectos:
Definir objetivos medibles: asegúrate de que los objetivos sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales (SMART).
Involucrar a todo el equipo: asegúrate que todos lo entienden. Involucra a todos los niveles de la organización en la definición de OKR y KPI para fomentar el compromiso y la alineación.
Establecer reuniones regulares: revisa el progreso hacia los OKR y KPI de forma regular para realizar ajustes necesarios y mantener el enfoque.
Fomentar una cultura de aprendizaje: anima a los equipos a aprender de sus experiencias y a utilizar los datos de KPI para mejorar continuamente.
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