Todos hacemos proyectos para crecer, corregir o transformarnos ante un entorno en constante cambio. Seguramente has vivido el iniciar un proyecto con gran ilusión o por una apremiante necesidad de lograr algo, como por ejemplo algo sencillo: la remodelación de tu casa. Estás emocionad@ por iniciar e imaginas como se verá tu nuevo hogar. Contratas a un arquitecto y todos en la familia participan con sus opiniones, el arquitecto escucha y trata de hacer una “buena propuesta” para ganar el proyecto.
Bajo ese escenario, inicias cuanto antes. Entonces, surgen cambios como ajustar el color, modificar un detalle, ampliar algo más y el arquitecto, tratando de mantener una buena relación, dice "sí" en automático, pero no se da el tiempo para analizar la afectación de ese trabajo adicional que se acumula rápidamente sin que se modifique el presupuesto ni la fecha de término, que cada vez más se alejan de una estimación real. ¿Te suena esto? Casi nunca acaba bien. Termina en retrasos, sobre costos, conflictos, obras incumplidas y suspendidas, retrabajo, muchos enojos e insatisfacción de todos los participantes.
¿Qué es Scope Creep o Corrupción de alcance?
La variación del alcance que ocurre cuando un cliente agrega nuevas tareas o entregables a un proyecto que están fuera del alcance de trabajo acordado inicialmente.
Cuando en un proyecto los entregables no están claramente definidos, los participantes no se involucran realmente en el proyecto o el trabajo resulta ser más complejo de lo que se pensaba, se corre el riesgo de caer en la corrupción del alcance. Por ello, una de las habilidades principales de un líder, es la capadidad de gestionar adecuadamente el alcance del trabajo a realizar. Afortunadamente, existen herramientas y técnicas bastante probadas que pueden ayudarnos a lograrlo. A continuación te comparto algunas de ellas.
No empiece a trabajar sin un convenio de trabajo “formal”
Un acuerdo o contrato definido te permite aclarar tus ideas y verificar lo más posible si los demás participantes tienen la misma mirada de lo que se pretende hacer. El nivel de formalidad depende de cada situación; sin embargo, actualmente es frecuente enfrentar mucha incertidumbre y cambios, por lo que escribirlo aclarará tus pensamientos. Puedes utilizar enfoques ágiles de gestión de proyectos, o sea: dividirlo en fases y comenzar por lo que sí tienes claro. Conforme avances irás detallando cada fase, mientras que lo que no estás haciendo puede cambiar a un menor costo.
Detalla lo más posible los entregables, tiempos de entrega, responsabilidades de todos los participantes, incluso el cliente, para alcanzar la meta del proyecto.
Acuerda un plan de reuniones y prioriza la comunicación
Cuando tengas un alcance detallado del trabajo y un plan de trabajo al menos de la primera fase, haz una reunión inicial con los principales interesados y participantes. Revisa alcance, acuerdos, roles, responsabilidad, entregables, fechas clave y objetivos. Te sorprenderá ver que a pesar de tus esfuerzos habrá dudas y diferencias, y al aclararlas, ahorrarás muchos problemas. No saltes las reuniones frecuentes de trabajo y de comunicación. Conforme pase el tiempo, agradecerás que los problemas se identifiquen lo más pronto posible.
Di no cuando sea necesario
No podrás evitar que surjan cambios. En ocasiones no podrás decir “No”, pero sí te corresponde comprender y comunicar el costo del cambio. Y con base en ello, tomarás la mejor decisión para lograr el objetivo del proyecto. Lo crucial es generar valor de negocio.
Realiza entregas parciales constantes
Agilizar los proyectos significa dividir el camino a la meta en fases, creando resultados parciales al final de cada tramo del proyecto. Realizar entregas frecuentes en un espacio para revisar el beneficio de ese resultado te permitirá aprovechar el valor que el proyecto genera lo antes posible, encontrar errores y corregir, y por lo tanto, ajustar el camino a tu meta de una forma más económica asegurando la satisfacción de tu cliente.
Invierte en fortalecer tu liderazgo, lo necesitarás
El ser humano se distingue de otras especies por su capacidad de ponerse de acuerdo para lograr objetivos complejos e innovar constantemente. El liderazgo es la capacidad de influencia que tenemos sobre otros para hacer realidad ideas basados en coordinar el trabajo conjunto. Un liderazgo fortalecido requiere de trabajo personal constante. Quien tiene herramientas para comunicarse claramente, para inspirar, para coordinar y solucionar conflictos es altamente valioso en cualquier organización porque hará la diferencia entre trabajar mucho y lograr resultados. Y lo mejor es que quien se comunica mejor, también lo hace en sus ambientes personales, por lo que vive más tranquilo y satisfecho.
La gestión de alcance de un proyecto es cada vez un reto mayor, no puede haber un presupuesto correcto ni un plan de trabajo real si no es claro lo que se pretende hacer. Vale la pena darse tiempo para comprender la situación del proyecto, aclarar los beneficios y entregables finales esperados con base en la información existente y elegir el mejor enfoque de gestión para avanzar poco a poco, pero constante y lo más pronto posible hacia tus metas.
¿Cuáles son tus retos más importantes en cuanto a gestión de alcance en tus proyectos este nuevo año?